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La historia de “Patricio” y la Gestión ÓPTIMA del tiempo en oficinas

Hola a todos/as,

ante todo desearos un feliz fin de semana por anticipado! En este artículo  explicaremos como se suelen organizar las oficinas en sus gestiones diarias, lo que se suele hacer bien y lo mejorable, con una pequeña historia y algo de sarcasmo.

“Hola mi nombre es Patricio, me he despertado ya con estrés, a parte he dormido bastante mal, me pasa muchas veces. El problema es que no sé cual es el problema pero antes de iniciar el ordenador en la oficina ya me empieza a entrar ansiedad.

En primer lugar tengo pánico a abrir el correo electrónico, pero no me queda otra, por desgracia, como casi todos los días me encuentro con unos 50-70-90 correos electrónicos, los cuales prefiero leerme antes de iniciar mis tareas reales.

Siempre me pasa, al final me siento frustrado, ya que el 80% de los correos electrónicos estoy en copia, al igual que muchas personas, y no sé para que nos copian, cuando es una cosa que no me interesa y no me sirve para mi trabajo.

Con el tiempo he llegado a la conclusión de que hay muchas personas que tienen la costumbre de copiar a toda la empresa, no sé si para justificar sú trabajo o pensando positívamente para que la información llegue a todos/as. El problema es que con un 80% de correos de este tipo y de diferentes personas, cuando puedo iniciar mi trabajo real, ya he perdido mínimo una hora..

Y lo peor para mi, es que dentro de este mar de correos electrónicos se traspapelan los que realmente son importantes para mi, lo cual empeora mi rendiminento.

Al, final de mucho pensar, le propuse a nuestra directora que se prohibiran estas cadenas de correos electrónicos multitudinarios, no trabajamos para leer e.mails, se está haciendo un muy mal uso de esta herramienta, y a nivel global ya no solo baja el rendimiento de todos los equipos, sino que llega a generar problemas de estrés.

La solución fué sencilla, aunque efectiva y sorprendente. La Dirección de la empresa estableció unas pautas de comunicación internas:

  • Prohibido copiar a más de una persona / dos como excepción.
  • Se implantó un sistema de gestión de proyectos, para que en lugar de mandar correos, por ejemplo solicitándome X report, se me asignara una tarea dentro del Project Management System con una prioridad y fecha límite, de esta manera pude empezar a organizar mis tiempos por prioridades.
  • Texto máximo en un correo electrónico 50 palabras, aunque se sugieren 25 – 35, ya que así evitamos perder el tiempo en burocracia, y podemos dedicarnos a nuestro trabajo real.

Que pasó, que al cabo de unos meses el ámbiente laboral había mejorado muchísimo, incluso empezamos a tener entre 30 – 45 minutos diarios para dedicarlos a nuestra formación personal en nuevos campos dentro de la empresa.

En resumen empleados satisfechos = MEJOR RENDIMIENTO = MEJORES RESULTADOS PARA LA EMPRESA “.

Espero que os haya gustado la historia de Patricio 🙂

OH Dynamic Solutions Team


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